Rzadsze dostawy pozwalają połączyć zamówienia i lepiej wypełnić samochód. Nie oznacza to jednak, że pięć dni obsługi można bez kosztu zastąpić dwoma. Towar musi gdzieś poczekać, klienci muszą zaakceptować termin, a magazyn i flota muszą poradzić sobie z większą liczbą zamówień naraz.
Mniej wyjazdów, tyle samo pracy u klientów
Rozważmy sieć 160 samochodów i jeden region z 400 zamówieniami tygodniowo. Przy obsłudze od poniedziałku do piątku przypada średnio 80 dostaw dziennie. Gdyby wszystkie udało się przesunąć na dwa dni, w każdym byłoby po 200. To umowny przykład, który pozwala rozdzielić skutki zmiany harmonogramu.
Przy średnio 30 minutach na wizytę obsługa klientów zajmuje łącznie 200 godzin w obu wariantach. Te godziny nie znikają. Zmniejszyć może się za to liczba dalekich dojazdów i powrotów do bazy. Właśnie tam należy szukać oszczędności.
Jednocześnie we wtorek i czwartek potrzeba więcej ekip niż wcześniej. Jeśli pozostałe regiony również mają wtedy dużo dostaw, firma może kupić dodatkowy transport. Oszczędność kilometrów trzeba więc zestawić z kosztem obsługi szczytu, a nie tylko porównać liczbę dni, w których auta jadą do regionu.
Kiedy można przesunąć zamówienie
W dystrybucji do sklepów granicę wyznaczają zapas i miejsce u odbiorcy. Większa dostawa musi zmieścić się w magazynie sklepu, a towar powinien wystarczyć do następnej wizyty. Przy produktach szybko tracących przydatność rzadsza obsługa może zwiększyć straty. Przy dostawach domowych ważniejsze będą termin obiecany klientowi i miejsce zajęte przez gotowe zamówienia w centrum dystrybucji.
Plan tygodnia musi uwzględniać również gotowość towaru. Zamówienia skompletowanego w środę nie można dopisać do wtorkowej trasy. Przy dwóch dniach obsługi spóźnienie dostawy do magazynu może oznaczać czekanie do następnego cyklu albo kosztowny wyjazd wyjątkowy.
Dlatego badania nad okresowym planowaniem tras rozpatrują harmonogram wizyt w wielu dniach, również z warunkiem zachowania tego samego kierowcy. Oddzielne planowanie każdego dnia nie odpowiada jeszcze na pytanie, jak często obsługiwać region.
Policz tydzień razem z wyjątkami
Do porównania wystarczy na początek zestaw rzeczywistych zamówień z kilku różnych tygodni. Dla każdego potrzebne są data gotowości i najpóźniejszy akceptowany termin. Dopiero w tych granicach można zmieniać dzień dostawy. Wariant codzienny i wariant rzadszy muszą obsłużyć te same zamówienia.
Po ułożeniu tras porównujemy kilometry, godziny pracy i największą liczbę potrzebnych ekip w jednym dniu. Kontroling przelicza te różnice według rzeczywistych umów: mniej godzin nie zmniejszy stałej pensji, lecz może ograniczyć nadgodziny albo zakup transportu. Dochodzą koszty kursów pilnych, dodatkowej obsady magazynu i przechowywania towaru. Jeśli zmienia się zapas finansowany przez firmę, liczymy koszt kapitału od jego przyrostu, nie od całej wartości tygodniowej sprzedaży.
Nie ma powodu narzucać jednego rytmu całej sieci. Zwarty obszar z dużym popytem może pozostać przy codziennych dostawach, a odległy region otrzymać stałe dni. Jeżeli jednak niemal codziennie trzeba organizować tam wyjątki, harmonogram wymaga korekty. Sama etykieta „dwa razy w tygodniu” nie obniży kosztu faktycznie wykonywanych kursów.