Po zmianie tras samochody wracają wcześniej i przejeżdżają mniej kilometrów, ale faktura pozostaje taka sama. Przy stałej opłacie za zarezerwowaną flotę jest to normalny wynik. Firma kupiła dostępność samochodów, nie liczbę godzin, które ostatecznie wykorzystała. Żeby zmniejszyć wydatek, trzeba zmienić także zamówienie u przewoźnika.
Ten sam plan może mieć trzy różne ceny
W bazowej symulacji PTV 1600 zleceń zmieściło się na 111 samochodach, choć dostępnych było 160. Przy stawkach 200 zł za uruchomione auto, 90 zł za godzinę i 2 zł za kilometr koszt wyniósł 131 322,93 zł.
Przeliczmy ten sam plan według dwóch innych, przykładowych umów. Stawka 1300 zł netto za każdy użyty samochód dziennie daje 144 300 zł. Jeśli umowa gwarantuje przewoźnikowi zapłatę za 160 samochodów, należność wyniesie 208 000 zł netto. Różnica 63 700 zł odpowiada w tym rachunku niewykorzystanej rezerwie. Wszystkie stawki są umowne; porównanie pokazuje wpływ sposobu rozliczenia, nie różnicę między ofertami rynkowymi.
Nie można więc wpisać do budżetu oszczędności za 49 niewykorzystanych aut bez sprawdzenia minimum zakupowego. Taka rezerwa może być potrzebna i uzasadniona. W zamian za stałe zamówienie przewoźnik utrzymuje pojazdy i ludzi również na dni dużej sprzedaży. Koszt tej gotowości powinien być jednak widoczny.
Co naprawdę obejmuje stawka
Rozliczenie kilometrowe dobrze opisuje przejazd, lecz niewiele mówi o pracy przy kliencie. Dwie trasy o tej samej długości mogą różnić się o kilka godzin wniesień i montażu. Stawka za punkt też nie rozwiązuje problemu, jeśli punkt oznacza raz wydanie paczki, a raz instalację kilku urządzeń.
Przed porównaniem ofert trzeba zatem ustalić wspólny zakres: liczbę osób, czas oczekiwania, usługi dodatkowe, odbiory i ponowne wizyty. Dopiero wtedy wiadomo, czy niższa cena oznacza tańszą obsługę, czy po prostu mniej obowiązków po stronie przewoźnika.
Znaczenie ma również przebieg taryfy. Badanie dotyczące floty własnej i przewoźników zewnętrznych uwzględnia między innymi rabaty wolumenowe i wynajem. Jedna średnia stawka nie odtwarza takich warunków. Przekroczenie progu może zmienić rachunek inaczej niż proporcjonalny wzrost kilometrów.
Sprawdź umowę na wykonanych trasach
Kontroling powinien przeliczyć nową taryfę na wykonanych przewozach z kilku tygodni: zwykłego, szczytowego i słabego. Zamówienia i zakres usług pozostają te same. Zmieniamy wyłącznie zasady naliczania należności. Kwoty netto trzeba uzgodnić z pozycjami faktury: podstawą, dopłatami, minimami i korektami. Dopiero osobne przeliczenie zmienionego planu pokaże dodatkowy efekt optymalizacji.
Najwięcej uwagi wymagają minima, dopłaty i terminy odwołania samochodu. Jeżeli plan kończy się wieczorem, a bezpłatna rezygnacja z auta jest możliwa tylko do południa, optymalizacja może przychodzić za późno, by wpłynąć na fakturę. Wówczas potrzebna jest wcześniejsza prognoza albo inne warunki rezerwacji.
Trzeba też rozdzielić przyczyny ponownej dostawy. Brak towaru po stronie zleceniodawcy, nieobecność klienta i niedojechanie ekipy to różne sytuacje. Bez zapisu zdarzeń spór o drugą opłatę zostanie rozstrzygnięty na podstawie sprzecznych relacji, a nie wykonanej pracy.
Kiedy oszczędność pojawi się w budżecie
W rozliczeniu projektu oddzielamy obniżkę kosztu od unikniętego wzrostu. Mniejsza faktura za ten sam zakres usług jest oszczędnością. Obsłużenie większej sprzedaży bez dokupienia aut jest uniknięciem dodatkowego kosztu, którego wysokość wymaga wiarygodnego wariantu porównawczego. Sama poprawa punktualności nie daje jeszcze kwoty do wpisania w budżet.
Jeżeli firma zamierza zrezygnować z części zarezerwowanych aut, kalkulacja powinna wskazywać datę zmiany umowy. Do tego czasu płaci za dotychczasową gotowość. Gdy natomiast wykorzysta wolne godziny na wzrost sprzedaży, nie może równocześnie zaliczyć tych samych godzin jako usuniętego kosztu.